Zusammengestellt von Bernhard Stiedl (Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss)
Schutz vor Einsichtnahme Dritter
Einsichtsrecht des Arbeitnehmers
Im allgemeinen sind Personalakten im materiellen Sinne alle Urkunden und
Vorgänge, die die persönlichen und betrieblichen Verhältnisse eines
Arbeitnehmers betreffen und in einem inneren Zusammenhang mit dem
Arbeitsverhältnis stehen (z.B. Personalbogen mit der Anschrift/ Kontodaten,
Verträge und Vereinbarungen, Gehaltsentwicklung, Sozialleistungen, betrieblicher
Werdegang).
Zur Personalakte gehören auch die Unterlagen des Werkschutzes, ärztliche
Gutachten, Schlussberichte im Disziplinarverfahren und bei der Bewerbung
entstandene Unterlagen (z.B. Krankmeldungen, Zeugnisse, Ergebnisse von
Personalgesprächen, Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen, Versetzungen,
Beurteilungen).
Grundsätzlich steht es dem Arbeitgeber frei, welche Unterlagen in die Personalakten aufgenommen werden. Sie müssen nur mit dem Arbeitsverhältnis im Zusammenhang stehen.
Nach dem Gesetz ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet überhaupt Personalakten zu führen.
Schutz vor Einsichtnahme Dritter
Dritte haben grundsätzlich keinen Anspruch auf Herausgabe der Personalakten.
Der Arbeitgeber hat die Personalakten vor dem Zugriff und der Einsichtnahme Dritter zu bewahren. Dies gilt insbesondere für Angaben zum Gesundheitszustand des Arbeitnehmers.
Verletzt der Arbeitgeber diese Verpflichtung, so liegt ein Eingriff in das allgemeine Persönlichkeitsrecht vor. Eine solche Rechtsverletzung führt zum Schadensersatz und zur Zahlung eines Schmerzensgeldes.
Einsichtrecht des Arbeitsnehmers
Der Arbeitnehmer kann sein Recht auf Einsicht in die Personalakte jederzeit ausüben.
Einsichtnahme bedeutet, dass der Arbeitnehmer vom Inhalt der gesamten Akten Kenntnis nehmen darf. Sie umfasst auch die Befugnis, Abschriften zu fertigen.
Der Arbeitnehmer hat Anspruch auf Berichtigung oder Entfernung unrichtiger bzw. sonst unzulässiger Personalunterlagen sowie deren Ersetzung durch eine zutreffende Unterlage.
Rat und Hilfe bekommen Sie von Ihrer zuständigen Gewerkschaft. Sind Sie Mitglied einer Gewerkschaft, haben Sie auch Anspruch auf kostenlosen Rechtsschutz. Mitglied werden lohnt sich also!
Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Arbeitspapiere aus der Personalakte (z.B. Zeugnisse, Sozialversicherungsnachweis, Lohnsteuerkarte) aushändigen. Schuldhaft verspätete Rückgabe oder falsche Ausfüllung der Arbeitspapiere führen zum Schadensersatzanspruch des Arbeitnehmers gegen den Arbeitgeber.
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